ZUGFeRD und XRechnung: Unterschied, Profile und Erstellung

ZUGFeRD und XRechnung sind die beiden in Deutschland verbreiteten Formate für die E-Rechnung. ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteter XML-Datei, das Menschen und Programme lesen können. XRechnung ist eine reine XML-Datei und bei Rechnungen an Behörden der Standard. Beide erfüllen die europäische Norm EN 16931, ZUGFeRD aber nur ab Version 2.0.1 und in bestimmten Profilen. Dieser Artikel erklärt die Unterschiede, welches Format Sie brauchen und wie Sie es erstellen.

Ab wann Sie überhaupt E-Rechnungen ausstellen müssen, steht im Ratgeber E-Rechnung-Pflicht 2025, 2027, 2028.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD ist der Rechnungsstandard des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD). Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein PDF/A-3, in das eine XML-Datei mit allen Rechnungsdaten eingebettet ist. Wer das PDF öffnet, sieht eine gewöhnliche Rechnung. Ein Buchhaltungsprogramm liest dagegen das XML und übernimmt die Daten ohne Abtippen.

Die aktuelle Fassung ist ZUGFeRD 2.5.2 vom 4. August 2026. Das französische Format Factur-X ist inhaltlich identisch mit ZUGFeRD; Programme für Factur-X verarbeiten ZUGFeRD-Rechnungen und umgekehrt (FeRD). Als E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes gelten ZUGFeRD-Rechnungen ab Version 2.0.1.

Die ZUGFeRD-Profile: welche als E-Rechnung gelten

ZUGFeRD gibt es in mehreren Profilen, die unterschiedlich viele Daten im XML enthalten. MINIMUM und BASIC WL gelten nicht als E-Rechnung, alle anderen Profile schon (Abschnitt 14.1 Abs. 14 UStAE in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15. Oktober 2025).

Profil	Inhalt des XML	Als E-Rechnung zulässig
MINIMUM	Käufer, Verkäufer, Gesamtbetrag und Steuer gesamt, keine Positionen	nein
BASIC WL	Kopfdaten und Summen, keine Positionen	nein
BASIC	mit Rechnungspositionen, aber weniger Angaben als die Norm	ja, mit Absprache mit dem Empfänger
EN 16931 (früher COMFORT)	alle Angaben der europäischen Norm	ja
EXTENDED	zusätzliche Angaben über die Norm hinaus, etwa mehrere Lieferorte oder gestaffelte Zahlungsbedingungen	ja
XRECHNUNG	Referenzprofil mit den deutschen Zusatzregeln der XRechnung, seit ZUGFeRD 2.1.1	ja

Quelle für Inhalt und Absprache: FeRD, FAQ zu ZUGFeRD.

Für die meisten Betriebe ist das Profil EN 16931 die richtige Wahl: Es bildet die europäische Norm vollständig ab, und Empfänger müssen es annehmen und verarbeiten können. BASIC ist zwar zulässig, setzt laut FeRD aber eine Absprache mit dem Empfänger voraus.

Was ist XRechnung?

Die XRechnung ist der deutsche Standard für E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Sie setzt die europäische Norm um und ergänzt sie um deutsche Regeln, etwa Pflichtangaben zu Name, Telefon und E-Mail des Ansprechpartners beim Verkäufer. Herausgeber ist die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) im Auftrag des IT-Planungsrats; gültig ist derzeit Version 3.0 (xeinkauf.de). Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei, in der Syntax UBL oder CII. Ein sichtbares PDF gibt es nicht; zum Lesen brauchen Sie ein Anzeigeprogramm. Zwischen Unternehmen ist die XRechnung ebenfalls zulässig.

An Bundesbehörden müssen Rechnungen grundsätzlich als XRechnung gehen; ein anderes Format ist nur erlaubt, wenn es ebenfalls der europäischen Norm entspricht (§ 4 ERechV). Ausgenommen sind Rechnungen nach Direktaufträgen bis 1.000 € (§ 3 ERechV). Die Rechnung braucht zusätzlich zu den Pflichtangaben nach dem Umsatzsteuergesetz (§ 5 ERechV):

die Leitweg-ID der Behörde, die Ihnen der Auftraggeber mitteilt,
Ihre Bankverbindung,
die Zahlungsbedingungen,
Ihre E-Mail-Adresse,
und, wenn Ihnen bei der Beauftragung mitgeteilt, die Lieferantennummer und die Bestellnummer.

Übermittelt wird sie über das Rechnungsportal des Bundes, die OZG-RE, für die Sie sich einmalig registrieren (§ 4 Abs. 3 ERechV). Das Portal nimmt Rechnungen per Eingabe im Browser, Upload, E-Mail an das Portal oder Peppol an, nicht aber per E-Mail an die Sachbearbeitung (e-rechnung-bund.de). Für Länder und Kommunen gelten eigene Vorschriften der Länder; einige Länder nutzen ebenfalls das Portal des Bundes.

ZUGFeRD und XRechnung im Vergleich

	ZUGFeRD (Profil EN 16931)	XRechnung
Datei	PDF/A-3 mit eingebettetem XML	reine XML-Datei
Für Menschen lesbar	ja, wie ein normales PDF	nur mit Anzeigeprogramm
Für Programme lesbar	ja, aus dem XML	ja
Leitweg-ID	bei Rechnungen an Bundesbehörden in jedem Format Pflicht, sonst nicht nötig	bei Rechnungen an Bundesbehörden in jedem Format Pflicht, sonst nicht nötig
Üblich bei	Rechnungen zwischen Unternehmen	Rechnungen an Behörden
Als E-Rechnung zwischen Unternehmen zulässig	ja	ja

Bei ZUGFeRD ist das XML die eigentliche Rechnung: Weichen PDF und XML voneinander ab, gilt das XML, und die Vorsteuer kann nur aus dem XML abgezogen werden (Abschnitte 14.4 Abs. 3 und 14c.1 Abs. 4a UStAE in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15. Oktober 2025).

Welches Format brauchen Sie?

Ihre Kunden sind Unternehmen: ZUGFeRD im Profil EN 16931. Ihre Kunden sehen das PDF, ihre Buchhaltung arbeitet mit dem XML.
Ihre Kunden sind Bundesbehörden: XRechnung mit Leitweg-ID, übermittelt über die OZG-RE. Auch ZUGFeRD im Profil XRECHNUNG nimmt das Portal an.
Ihr Kunde verlangt ein bestimmtes Format: Zwischen Unternehmen sind beide zulässig, das Format vereinbaren Sie mit dem Kunden. Stimmen Sie sich ab, wenn ein großer Kunde ausdrücklich XRechnung oder ein bestimmtes Portal vorgibt.

ZUGFeRD-Rechnung erstellen

Eine ZUGFeRD-Rechnung entsteht nicht, indem Sie ein PDF aus Word abspeichern. Das XML muss aus denselben Daten erzeugt werden wie das PDF, sonst stimmen beide nicht überein. In der Praxis heißt das:

Rechnungsprogramm mit ZUGFeRD-Ausgabe verwenden. Es erzeugt PDF und XML in einem Schritt aus den Rechnungsdaten.
Profil EN 16931 wählen, nicht MINIMUM oder BASIC WL.
Stammdaten vollständig pflegen: USt-IdNr. oder Handelsregisternummer, Bankverbindung, vollständige Kundenanschriften. Welche Pflichtangaben jede Rechnung braucht, steht im Ratgeber Rechnung schreiben.
Validieren. Gute Programme prüfen die E-Rechnung vor dem Versand gegen die Regeln der Norm. Externe Prüfwerkzeuge gibt es ebenfalls, etwa den kostenlosen Validator der KoSIT. Gesetzlich vorgeschrieben ist die Prüfung nicht, das BMF empfiehlt sie aber.
Verschicken, per E-Mail oder auf dem mit dem Kunden vereinbarten Weg, etwa über ein Portal oder Peppol. Das PDF/A-3 mit eingebettetem XML geht als ein Anhang.

XRechnung erstellen

Leitweg-ID beim Auftraggeber erfragen. Ohne sie wird die Rechnung abgelehnt.
Bestell- und Lieferantennummer übernehmen, falls die Behörde sie mitgeteilt hat.
XRechnung mit einem Programm erzeugen, das das Format unterstützt. Ohne eigene Software können Sie die Rechnung im Portal des Bundes auch von Hand eingeben (Weberfassung der OZG-RE); dafür registrieren Sie sich einmalig und kostenlos.
Über das Portal übermitteln, das der Auftraggeber vorgibt.

E-Rechnungen empfangen und lesen

Seit 2025 müssen Sie E-Rechnungen von anderen Unternehmen annehmen können. Bei ZUGFeRD können Sie das PDF zwar wie gewohnt öffnen, maßgeblich für den Vorsteuerabzug ist aber das eingebettete XML. Bewahren Sie die Datei deshalb unverändert auf, am besten in einem Programm, das das XML ausliest. Für eine reine XRechnung brauchen Sie ohnehin ein Programm, das das XML anzeigt, am besten eines, das die Daten gleich in Ihre Buchhaltung oder Warenwirtschaft übernimmt.

E-Rechnung mit W71

Die Warenwirtschaft W71 erzeugt jede freigegebene Rechnung und Rechnungskorrektur als ZUGFeRD im Profil EN 16931, sobald Ihre USt-IdNr. oder Handelsregisternummer hinterlegt ist: ein PDF/A-3 mit eingebettetem XML, beide aus denselben Daten. Vor der Freigabe prüft W71 die E-Rechnung gegen die Geschäftsregeln der Norm und stellt sicher, dass der Zahlbetrag im XML mit dem der Rechnung übereinstimmt. Eingehende Rechnungen im Format XRechnung (UBL oder CII) oder ZUGFeRD liest W71 ein, als XML-Datei oder aus dem PDF.