E-Rechnung-Pflicht 2025, 2027, 2028: was Betriebe jetzt tun müssen

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Betriebe mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr sie auch ausstellen, ab 2028 fast alle. Dieser Artikel erklärt, was eine E-Rechnung ist, welche Frist für Sie gilt, welche Ausnahmen es gibt und was Sie jetzt vorbereiten sollten.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 UStG). Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder ein mit dem Kunden vereinbartes Format sein, aus dem sich alle Angaben richtig und vollständig in ein normgerechtes Format übertragen lassen, etwa bei EDI.

Wichtig ist der Unterschied zu dem, was viele heute „elektronische Rechnung“ nennen: Ein PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung. Das Gesetz nennt es „sonstige Rechnung“, genau wie die Papierrechnung. Eine E-Rechnung besteht aus Daten, die ein Programm ohne Abtippen lesen kann, meist als XML-Datei.

Ab wann gilt die Pflicht?

Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen, die beide im Inland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 UStG). Für das Ausstellen gibt es Übergangsfristen (§ 27 Abs. 38 UStG). Sie hängen davon ab, wann die Leistung ausgeführt wurde, und davon, dass die Rechnung bis zum Ende der jeweiligen Frist verschickt wird.

Leistung ausgeführt	Empfangen	Ausstellen
2025 und 2026, Rechnung bis 31.12.2026	E-Rechnung muss angenommen werden	Papier, oder PDF mit Zustimmung des Empfängers, noch erlaubt
2027, Rechnung bis 31.12.2027	wie bisher	Pflicht, wenn Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € lag; bis 800.000 € Papier, oder PDF mit Zustimmung, noch erlaubt
2027, über EDI	wie bisher	EDI-Verfahren mit Zustimmung des Empfängers noch erlaubt
ab 2028	wie bisher	Pflicht für alle, soweit keine Ausnahme greift

Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG, nicht einfach der Umsatz laut Buchhaltung. Klären Sie im Zweifel mit Ihrem Steuerbüro, welcher Wert für Sie gilt.

Achtung beim Jahreswechsel: Rechnen Sie eine Leistung aus dem Dezember 2026 erst im Januar 2027 ab, fällt diese Rechnung nicht mehr unter die Übergangsregel für 2025 und 2026. Dann gilt schon die Regel für 2027.

Beispiel: Ein Großhändler hatte 2026 einen Gesamtumsatz von 1,2 Mio. €. Für jede Lieferung an einen Gewerbekunden ab dem 1. Januar 2027 muss er eine E-Rechnung ausstellen. Ein Hofladen mit 300.000 € Gesamtumsatz, der auch Gastronomiebetriebe beliefert, darf diesen Kunden 2027 noch Papierrechnungen oder, mit deren Zustimmung, PDF-Rechnungen schicken, ab 2028 nicht mehr.

Anzahlungsrechnungen, die Sie vor Beginn Ihrer eigenen Pflicht ausstellen, müssen keine E-Rechnungen sein, auch wenn Leistung und Zahlung später kommen (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026, Rn. 2).

E-Rechnung empfangen: was seit 2025 gilt

Wo die Pflicht zur E-Rechnung besteht, braucht der Absender keine Zustimmung des Empfängers (§ 14 Abs. 1 UStG). Sie müssen E-Rechnungen also seit dem 1. Januar 2025 annehmen können. Lehnen Sie eine ab, haben Sie keinen Anspruch auf eine Rechnung in anderer Form. Das gilt auch für Kleinunternehmer und für Betriebe, die selbst noch keine E-Rechnung ausstellen müssen.

Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach; ein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen ist nicht nötig (BMF, FAQ zur E-Rechnung, Frage 8; BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, UStAE 14.1 Abs. 5). Das Postfach allein macht die Rechnung aber nicht lesbar. Sie brauchen ein Programm, das das XML anzeigt und am besten gleich übernimmt: Ihre Warenwirtschaft, Ihr Rechnungsprogramm oder das Programm Ihres Steuerbüros.

Was passiert, wenn statt der E-Rechnung ein PDF kommt?

Besteht die Pflicht und Sie erhalten trotzdem ein PDF, ist das keine ordnungsgemäße Rechnung. Daraus können Sie die Vorsteuer grundsätzlich nicht abziehen, bis Ihr Lieferant eine E-Rechnung nachreicht (UStAE 15.2a Abs. 1 und 1a in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15. Oktober 2025; BMF, FAQ zur E-Rechnung). Für den Aussteller ist das PDF keine Ordnungswidrigkeit (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026, Rn. 28). Das Risiko trägt also vor allem Ihr Kunde, und genau deshalb werden Kunden E-Rechnungen von Ihnen verlangen.

Auch eine Rechnungskorrektur muss eine E-Rechnung sein, wenn für die ursprüngliche Rechnung die Pflicht galt (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026, Rn. 20 und 21).

Wer keine E-Rechnung ausstellen muss

Auch nach 2028 bleibt die Papier- oder PDF-Rechnung in diesen Fällen erlaubt; ein PDF braucht dann weiterhin die Zustimmung des Empfängers:

Rechnungen an Privatkunden. Die Pflicht gilt nur zwischen Unternehmen.
Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV), etwa der Kassenbon im Laden.
Fahrausweise (§ 34 UStDV).
Kleinunternehmer nach § 19 UStG (§ 34a UStDV). Empfangen müssen sie E-Rechnungen trotzdem.
Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, etwa viele Vermietungs-, Heil- und Versicherungsleistungen (§ 14 Abs. 2 UStG). Enthält eine Rechnung daneben auch steuerpflichtige Leistungen, gilt die Pflicht für die ganze Rechnung.
Kunden im Ausland. Die Pflicht gilt nur, wenn beide Unternehmen im Inland ansässig sind. Hat der ausländische Kunde eine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte in Deutschland, gilt er als inländisch.

ZUGFeRD oder XRechnung?

Die beiden verbreiteten Formate können die Norm EN 16931 erfüllen:

	ZUGFeRD	XRechnung
Aufbau	PDF mit eingebetteter XML-Datei (Hybrid)	reine XML-Datei
Für Menschen lesbar	ja, wie ein normales PDF	nur mit Anzeigeprogramm
Üblich bei	Rechnungen zwischen Unternehmen	Rechnungen an Behörden und öffentliche Auftraggeber

ZUGFeRD hat den Vorteil, dass Kunden ohne passende Software das PDF wie gewohnt öffnen, während deren Buchhaltungsprogramm die Daten aus dem XML liest. Als E-Rechnung gilt ZUGFeRD ab Version 2.0.1, aber nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL (UStAE 14.1 Abs. 14 in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15. Oktober 2025). Achten Sie darauf, dass Ihre Software ein zulässiges Profil erzeugt, etwa EN 16931.

Behörden verlangen in der Regel die XRechnung mit der Leitweg-ID des Auftraggebers. Diese Pflicht folgt nicht aus dem Umsatzsteuergesetz, sondern aus eigenen Vorschriften wie der E-Rechnungsverordnung des Bundes (§ 4 ERechV).

Aufbewahrung

Rechnungen müssen acht Jahre aufbewahrt werden, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b UStG).

Bei ZUGFeRD ist das XML die maßgebliche Rechnung: Weichen PDF und XML voneinander ab, gilt das XML, und die Vorsteuer können Sie nur aus dem XML abziehen. Bewahren Sie deshalb mindestens das XML unverändert im empfangenen Format auf. Ein Ausdruck oder nur das PDF genügt nicht. Für die Umsatzsteuer ist dafür kein besonderes Archivsystem vorgeschrieben; für die Buchführung gelten aber weiterhin die GoBD (UStAE 14.4 Abs. 3 und 14b.1 Abs. 1 in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15. Oktober 2025; BMF, FAQ zur E-Rechnung, Frage 13).

Was Sie bis zum 1. Januar 2027 erledigen sollten

Gesamtumsatz 2026 prüfen. Liegt er über 800.000 €, müssen Sie für Leistungen ab Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen.
Rechnungen für 2026 rechtzeitig schreiben. Was Sie 2026 geleistet haben, rechnen Sie am besten noch 2026 ab.
Empfang klären. Legen Sie fest, an welche Adresse Lieferanten E-Rechnungen schicken, und teilen Sie sie mit.
Software prüfen. Kann Ihr Rechnungsprogramm E-Rechnungen nach EN 16931 erzeugen und eingehende lesen? Ein PDF-Export reicht nicht.
Stammdaten vervollständigen. Eine E-Rechnung braucht als Kennung Ihres Unternehmens die USt-IdNr. oder ersatzweise eine Handelsregisternummer; die Steuernummer allein reicht dafür nicht. Dazu vollständige Anschriften Ihrer Kunden.
Mit dem Steuerbüro abstimmen. Wie kommen eingehende und ausgehende E-Rechnungen künftig in die Buchhaltung?
Testen. Schicken Sie vor dem Stichtag Probe-Rechnungen an einige Stammkunden.

E-Rechnung mit W71

Die Warenwirtschaft W71 erzeugt jede freigegebene Rechnung und Rechnungskorrektur (Gutschrift) als ZUGFeRD-Rechnung im Profil EN 16931, sobald Ihre USt-IdNr. oder Handelsregisternummer hinterlegt ist. Ihre Kunden erhalten ein PDF mit eingebettetem XML. Vor der Freigabe prüft W71 die wichtigsten Pflichtangaben nach § 14 UStG, prüft die E-Rechnung gegen die Norm und gleicht den Zahlbetrag zwischen PDF und XML ab. Eingehende Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD liest W71 ein.