Rechnung schreiben: Pflichtangaben, Muster und typische Fehler

Eine Rechnung muss zehn Pflichtangaben enthalten: Namen und Anschriften, Steuernummer oder USt-IdNr., Datum, Rechnungsnummer, Leistung, Leistungszeitpunkt, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag sowie in Sonderfällen zwei Hinweise (§ 14 Abs. 4 UStG). Fehlt eine davon, riskiert Ihr Kunde seinen Vorsteuerabzug. Dieser Artikel zeigt alle Angaben mit Muster, die Erleichterungen für Kleinbeträge und Kleinunternehmer und die häufigsten Fehler.

Wann Sie eine Rechnung schreiben müssen

Für Leistungen an andere Unternehmer für deren Unternehmen müssen Sie innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung eine Rechnung ausstellen. Dasselbe gilt für Leistungen an juristische Personen, die nicht unternehmerisch tätig sind, etwa Behörden oder Vereine, und für Bau- und Grundstücksleistungen an Privatpersonen (§ 14 Abs. 2 UStG). Ausgenommen sind steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG. Bei anderen Leistungen an Privatkunden dürfen Sie eine Rechnung ausstellen, müssen es aber nicht.

Rechnungen an andere inländische Unternehmen müssen ab 2027 für größere Betriebe und ab 2028 für alle E-Rechnungen sein; ein PDF reicht dann nicht mehr. Welche Frist für Sie gilt, erklärt unser Ratgeber E-Rechnung-Pflicht 2025, 2027, 2028, welches Format Sie wählen, der Ratgeber ZUGFeRD und XRechnung.

Die zehn Pflichtangaben

Nr.	Angabe	Worauf Sie achten müssen
1	Vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und vom Kunden	Beide müssen eindeutig erkennbar sein; Abkürzungen sind erlaubt, wenn ihre Bedeutung feststeht. Ein Postfach, eine Großkunden- oder c/o-Adresse genügt
2	Ihre Steuernummer oder USt-IdNr.	eine von beiden genügt
3	Ausstellungsdatum	das Datum, an dem Sie die Rechnung schreiben
4	Rechnungsnummer	fortlaufend und einmalig; Lücken sind erlaubt, mehrere Nummernkreise auch, etwa je Filiale oder Jahr
5	Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Art und Umfang der Leistung	Bei Papier- oder PDF-Rechnungen darf auf den Lieferschein verwiesen werden, wenn die Rechnung ihn genau bezeichnet (Nummer, Datum); in der E-Rechnung nicht
6	Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung	auch wenn er mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt; bei Papier oder PDF genügt dann „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“. Der Kalendermonat genügt (§ 31 Abs. 4 UStDV)
7	Entgelt, getrennt nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen, sowie vorab vereinbarte Minderungen	etwa Skonto oder Rabatte; ein Satz wie „2 % Skonto bei Zahlung bis …“ genügt
8	Steuersatz und Steuerbetrag oder Hinweis auf die Steuerbefreiung	bei 7 % und 19 % je Satz getrennt, centgenau gerundet
9	Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Kunden	nur bei Bau- und Grundstücksleistungen an Privatpersonen; ein allgemeiner Satz genügt (§ 14b UStG)
10	Das Wort „Gutschrift“	nur, wenn Ihr Kunde nach vorheriger Vereinbarung für Sie abrechnet

Die Erläuterungen in der rechten Spalte stammen aus § 31 UStDV und dem Umsatzsteuer-Anwendungserlass der Finanzverwaltung, Abschnitt 14.5 Absätze 2, 10, 11, 16, 19 und 23.

Muster: so sieht eine vollständige Rechnung aus

Muster Feinkost GmbH, Musterstraße 1, 12345 Musterstadt · USt-IdNr. DE123456789

An: Beispiel Gastro GmbH, Beispielweg 2, 12345 Musterstadt

Rechnung Nr. 2026-0418 · Rechnungsdatum: 4. November 2026 · Lieferdatum: 3. November 2026

Menge Artikel Einzelpreis Betrag USt

20 kg Bergkäse am Stück 14,80 € 296,00 € 7 %

24 Fl. Apfelsaft naturtrüb 1 l 1,10 € 26,40 € 19 %

1 Stk. Schneidebrett Eiche 18,00 € 18,00 € 19 %

Entgelt 7 %: 296,00 € · USt 7 %: 20,72 € Entgelt 19 %: 44,40 € · USt 19 %: 8,44 € Rechnungsbetrag: 369,56 €

Zahlbar bis 18. November 2026 ohne Abzug, bei Zahlung bis 11. November 2026 2 % Skonto.

Sitz Musterstadt · Amtsgericht Musterstadt HRB 00000 · Geschäftsführer: Max Muster

Menge	Artikel	Einzelpreis	Betrag	USt
20 kg	Bergkäse am Stück	14,80 €	296,00 €	7 %
24 Fl.	Apfelsaft naturtrüb 1 l	1,10 €	26,40 €	19 %
1 Stk.	Schneidebrett Eiche	18,00 €	18,00 €	19 %

Firmen, Nummern und Beträge im Muster sind frei erfunden. Käse unterliegt als Lebensmittel dem ermäßigten Satz von 7 %, Fruchtsaft und das Schneidebrett dem Regelsatz von 19 % (Anlage 2 zum UStG). Verpackung, die Sie zur Ware gesondert berechnen, teilt dagegen den Steuersatz der Ware. Die Angaben in der letzten Zeile verlangt nicht das Umsatzsteuerrecht, sondern für jede GmbH das GmbH-Gesetz (§ 35a GmbHG).

Erleichterungen und Sonderfälle

Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto brauchen weniger Angaben: Name und Anschrift von Ihnen, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Ware oder Leistung, den Bruttobetrag und den Steuersatz. Kundenname, Rechnungsnummer, Leistungsdatum und Ihre Steuernummer dürfen fehlen (§ 33 UStDV). Typisch ist der Kassenbon. Für innergemeinschaftliche Lieferungen und Fälle, in denen der Kunde die Steuer schuldet, gilt die Erleichterung nicht. Eine E-Rechnung ist für Kleinbeträge nie Pflicht.

Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus. Auf der Rechnung stehen Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, Menge und Bezeichnung, das Entgelt in einer Summe und der Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG gilt (§ 34a UStDV). Rechnungsnummer und Leistungsdatum schreibt das Gesetz nicht vor; für die eigene Buchhaltung sind beide trotzdem sinnvoll.

Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers: Schuldet Ihr Kunde die Steuer, etwa bei bestimmten Bauleistungen, schreiben Sie keine Umsatzsteuer auf die Rechnung, sondern den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ (§ 14a Abs. 5 UStG). Ihre Steuernummer oder USt-IdNr. bleibt Pflicht.

Kunden in der EU: Bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung gehören Ihre und die USt-IdNr. des Kunden sowie ein Hinweis auf die Steuerbefreiung auf die Rechnung, etwa „innergemeinschaftliche Lieferung“. Bei Dienstleistungen an Unternehmen in der EU lautet der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. In beiden Fällen muss die Rechnung bis zum 15. des Folgemonats ausgestellt sein (§ 14a Abs. 1 und 3 UStG).

Anzahlungen: Auch über eine Anzahlung können Sie eine Rechnung schreiben. Sie muss erkennen lassen, dass sie eine noch nicht erbrachte Leistung abrechnet. In der Endrechnung ziehen Sie die angezahlten Beträge und die darauf entfallende Steuer wieder ab (§ 14 Abs. 5 UStG).

Gutschrift oder Rechnungskorrektur: Umsatzsteuerlich ist eine Gutschrift nur die Abrechnung durch den Kunden, die vorher vereinbart sein muss. Was im Alltag oft „Gutschrift“ heißt, also ein Storno oder eine Korrektur Ihrer Rechnung, ist eine Rechnungskorrektur.

Typische Fehler und ihre Folgen

Fehlende oder falsche Pflichtangaben. Ihr Kunde kann die Vorsteuer verlieren oder muss sie zurückzahlen. Fehlende Angaben holen Sie mit einer Berichtigung nach, die sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht, etwa über deren Nummer (§ 31 Abs. 5 UStDV). Enthielt die erste Rechnung schon Aussteller, Empfänger, Leistung, Entgelt und Steuerbetrag, wirkt die Berichtigung auf den ursprünglichen Zeitpunkt zurück (Abschnitt 15.2a Abs. 7 UStAE).
Zu viel Umsatzsteuer ausgewiesen. Wer 19 % statt 7 % auf die Rechnung schreibt, schuldet den höheren Betrag ans Finanzamt, bis die Rechnung berichtigt ist (§ 14c Abs. 1 UStG).
Umsatzsteuer ausgewiesen, obwohl Sie das nicht dürfen. Ein Kleinunternehmer, der Umsatzsteuer auf die Rechnung schreibt, schuldet sie trotzdem (§ 14c Abs. 2 UStG).
Leistungsdatum vergessen. Es gehört auf jede Rechnung, auch wenn es dem Rechnungsdatum entspricht.
Rechnungsnummer doppelt vergeben. Jede Nummer darf nur einmal vorkommen.

Aufbewahrung

Rechnungen, die Sie schreiben, und Rechnungen, die Sie erhalten, müssen Sie acht Jahre aufbewahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Privatpersonen müssen Rechnungen über Bau- und Grundstücksleistungen zwei Jahre aufbewahren (§ 14b UStG).

Rechnungen schreiben mit W71

Die Warenwirtschaft W71 schreibt Angebote, Aufträge und Rechnungen in einer Belegkette. Vor der Freigabe prüft sie die wichtigsten Pflichtangaben: Namen und Anschriften, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, Leistungsdatum, Menge und Bezeichnung, Steuersätze und Zahlungsbedingung. Die Rechnungsnummern vergibt W71 lückenlos je Unternehmen, die Kleinunternehmerregelung ist eingebaut, und jede freigegebene Rechnung wird einmal als PDF nach DIN 5008 erzeugt, auf Wunsch mit Ihrem Logo, und danach nicht mehr verändert. Mit hinterlegter USt-IdNr. oder Handelsregisternummer entsteht sie zugleich als E-Rechnung nach ZUGFeRD. W71 Start mit Angeboten, Aufträgen und Rechnungen kostet 9 € netto im Monat.