Lieferschein: Inhalt, Pflicht, Aufbewahrung und Muster

Ein Lieferschein begleitet eine Warenlieferung und belegt, was geliefert wurde: welche Artikel, in welcher Menge, an wen und wann. Preise stehen meist nicht darauf. Eine allgemeine gesetzliche Pflicht zum Lieferschein gibt es nicht, im Handel ist er aber üblich, weil er Wareneingang, Reklamation und Rechnung verbindet. Lieferscheine, die kein Buchungsbeleg sind, musst du steuerlich nur aufbewahren, bis die Rechnung da ist beziehungsweise deine eigene Rechnung verschickt ist.

Weder das Handelsgesetzbuch (HGB) noch Abgabenordnung (AO) oder Umsatzsteuergesetz (UStG) schreiben einen Lieferschein vor. Einzelne Branchen verlangen eigene Begleitpapiere, etwa das Beförderungspapier für Gefahrgut oder den Begleitschein für gefährliche Abfälle (§ 10 Verordnung über die Nachweisführung bei der Entsorgung von Abfällen (Nachweisverordnung – NachwV)); diese Fälle behandelt dieser Ratgeber nicht.

Was ist ein Lieferschein?

Der Lieferschein ist das Begleitpapier einer Lieferung. Er geht mit der Ware an den Kunden, der damit prüft, ob alles angekommen ist. Unterschreibt der Empfänger eine Durchschrift, belegt sie zugleich die Übergabe.

Vom Lieferschein zu unterscheiden sind:

die Rechnung, mit der du die Lieferung abrechnest und die alle Pflichtangaben nach dem Umsatzsteuergesetz enthält; was dazugehört, erklärt der Ratgeber Rechnung schreiben,
die Auftragsbestätigung, mit der du eine Bestellung annimmst,
der Packzettel, der nur den Inhalt eines einzelnen Pakets auflistet.

Was auf einen Lieferschein gehört

Weil es keine gesetzliche Vorgabe für den Inhalt gibt, hat sich in der Praxis dieser Aufbau bewährt:

Angabe	Warum
Dein Name und deine Anschrift	Absender eindeutig; bei eingetragenen Firmen die Pflichtangaben für Geschäftsbriefe nach § 35a Gesetz betreffend die Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbHG) oder, für eingetragene Einzelkaufleute, § 37a HGB. Bei Bestandskunden entfallen sie auf üblichen Vordrucken meist (jeweils Abs. 2), bei Neukunden sind sie Pflicht
Name des Kunden und Lieferanschrift	die Lieferanschrift weicht oft von der Rechnungsanschrift ab
Lieferscheinnummer	damit die Rechnung eindeutig auf ihn verweisen kann
Lieferdatum	ist meist auch das Leistungsdatum der Rechnung
Bestell- oder Auftragsnummer des Kunden	erleichtert dem Kunden die Zuordnung
je Position Artikelnummer, handelsübliche Bezeichnung, Menge und Einheit	Grundlage für Wareneingangskontrolle und Rechnung
bei Teillieferungen die noch offene Menge	der Kunde sieht, was noch kommt
Feld für Unterschrift und Datum des Empfängers	Nachweis der Übergabe

Preise lässt du üblicherweise weg. Der Lieferschein geht oft durch viele Hände, etwa im Lager des Kunden, die den Preis nicht sehen müssen.

Muster: so sieht ein Lieferschein aus

Muster Feinkost GmbH, Musterstraße 1, 12345 Musterstadt

Lieferanschrift: Beispiel Gastro GmbH, Küche / Hintereingang, Beispielweg 2, 12345 Musterstadt

Lieferschein Nr. LS-2026-00211 · Lieferdatum: 10. November 2026 · Ihre Bestellung: B-7781 vom 6. November 2026

Pos. Art.-Nr. Artikel Menge Einheit

1 10045 Bergkäse am Stück 20 kg

2 10021 Apfelsaft naturtrüb 1 l 24 Flasche

3 30115 Schneidebrett Eiche 1 Stück

Teillieferung: Von Position 2 folgen noch 12 Flaschen.

Ware vollständig und unbeschädigt erhalten: ____________ Datum: ________

Pos.	Art.-Nr.	Artikel	Menge	Einheit
1	10045	Bergkäse am Stück	20	kg
2	10021	Apfelsaft naturtrüb 1 l	24	Flasche
3	30115	Schneidebrett Eiche	1	Stück

Firmen, Nummern und Mengen im Muster sind frei erfunden.

Lieferschein und Rechnung

Auf der Rechnung müssen Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Ware stehen (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 5 UStG). Bei einer Papier- oder PDF-Rechnung darfst du stattdessen auf deinen eigenen Lieferschein verweisen, wenn die Rechnung ihn eindeutig bezeichnet, etwa mit Nummer und Datum (§ 31 Abs. 1 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV)). Der Lieferschein wird dann Teil der Rechnung. Zwischen Unternehmen im Inland geht das nur noch in der Übergangszeit, in der Papier- und PDF-Rechnungen erlaubt sind: bis 31.12.2026, bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € bis 31.12.2027 (§ 27 Abs. 38 UStG).

Bei einer E-Rechnung geht das nicht. Dort müssen Menge und Bezeichnung im strukturierten Teil, also im XML, stehen; ein Verweis auf den Lieferschein genügt nicht, auch nicht als angehängte PDF. Das Bundesfinanzministerium lässt den Verweis ausdrücklich nur bei einer sonstigen Rechnung zu, also auf Papier oder als PDF ohne strukturierte Daten (Abschnitt 14.5 Abs. 1 UStAE in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15. Oktober 2025). Der Lieferschein selbst ist keine Rechnung und muss deshalb nicht als E-Rechnung ausgestellt werden. Ab wann du E-Rechnungen ausstellen musst, erklärt der Ratgeber E-Rechnung-Pflicht 2025, 2027, 2028.

Das Lieferdatum auf dem Lieferschein ist in der Regel auch das Leistungsdatum. Auf die Rechnung gehört es trotzdem selbst. Nur bei einer Papier- oder PDF-Rechnung genügt der Verweis auf einen Lieferschein, der das Leistungsdatum gesondert nennt, oder der Hinweis, dass Lieferscheindatum und Leistungsdatum übereinstimmen (Abschnitt 14.5 Abs. 16 UStAE in derselben Fassung). Statt des Tages darf auch der Kalendermonat der Lieferung genannt werden (§ 31 Abs. 4 UStDV).

Wie lange du Lieferscheine aufbewahren musst

Steuerlich gilt seit 2017 eine kurze Frist: Bei empfangenen Lieferscheinen endet die Aufbewahrungspflicht mit dem Erhalt der Rechnung, bei abgesandten mit dem Versand der Rechnung (§ 147 Abs. 3 Satz 3 und 4 AO). Das gilt nur für Lieferscheine, die keine Buchungsbelege sind.

Verweist eine Rechnung auf den Lieferschein, weil Menge und Bezeichnung nur dort stehen, gehört er zur Rechnung und muss wie diese acht Jahre aufbewahrt werden, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b UStG). Die Frist läuft außerdem nicht ab, solange die Festsetzungsfrist für eine Steuer, für die er von Bedeutung ist, noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).

Handelsrechtlich gilt eine längere Frist, aber nur für Kaufleute, also zum Beispiel für eine GmbH oder ein im Handelsregister eingetragenes Unternehmen. Für sie verlangt das Handelsgesetzbuch, empfangene Handelsbriefe und Kopien abgesandter sechs Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres (§ 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 4 und 5 HGB); die kurze Frist der AO gilt dort nicht. Ist der Lieferschein ein Buchungsbeleg, sind es acht Jahre (§ 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB). Kleingewerbetreibende ohne Eintragung betrifft nur die steuerliche Regel. Ob deine Lieferscheine Handelsbriefe sind, klärst du im Zweifel mit deiner Steuerberatung; bis dahin ist es sicherer, sie sechs Jahre aufzubewahren.

Wareneingang prüfen: was der Empfänger tun muss

Wer als Kaufmann Ware von einem anderen Kaufmann erhält, muss sie unverzüglich untersuchen und Mängel unverzüglich melden. Wer das versäumt, für den gilt die Ware als genehmigt, er verliert also seine Rechte wegen erkennbarer Mängel. Zeigt sich ein versteckter Mangel erst später, muss er unverzüglich nach der Entdeckung gemeldet werden (§ 377 HGB). Der Lieferschein ist dafür die Grundlage:

Menge und Artikel mit dem Lieferschein und der eigenen Bestellung abgleichen.
Abweichungen und sichtbare Schäden auf dem Lieferschein vermerken, bevor du unterschreibst. Der Vermerk ersetzt nicht sicher die Mängelanzeige an den Lieferanten.
Mängel unverzüglich beim Lieferanten melden, schriftlich und mit Lieferscheinnummer.

Lieferscheine mit W71

In der Warenwirtschaft W71 legst du den Lieferschein direkt an oder übernimmst ihn aus einer Auftragsbestätigung. Entsteht er aus einer Auftragsbestätigung, zählt W71 für jede Position mit, wie viel schon geliefert ist, unabhängig davon, was schon berechnet ist. So bleiben Teillieferungen nachvollziehbar. Der Lieferschein zeigt keine Preise, hat ein Lieferdatum und geht an die Lieferanschrift des Kunden, wenn eine hinterlegt ist. Das PDF enthält ein Feld „Ware erhalten“ für Datum und Unterschrift. Die Nummer vergibt W71 bei der Freigabe aus einem eigenen Nummernkreis.

Die Rechnung legst du in W71 ebenfalls aus der Auftragsbestätigung an. Als E-Rechnung enthält sie Menge und Bezeichnung selbst und braucht den Verweis auf den Lieferschein nicht.