Inventur: Definition, Pflicht, Arten und Ablauf für kleine Betriebe

Inventur heißt: Sie zählen, wiegen oder messen alle Waren und Vermögensgegenstände Ihres Betriebs zu einem Stichtag und halten das Ergebnis in einem Verzeichnis fest, dem Inventar. Pflicht ist das für Kaufleute, die Bücher führen müssen, und zwar zum Beginn des Betriebs und zum Ende jedes Geschäftsjahres. Dieser Artikel erklärt, wer betroffen ist, welche Inventurarten erlaubt sind und wie die Zählung ohne Chaos abläuft.

Was ist eine Inventur? Definition

Inventur ist die Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens zu einem Stichtag, nach Art, Menge und Wert. Waren werden körperlich gezählt, gewogen oder gemessen, Forderungen, Bankguthaben und Schulden anhand von Belegen erfasst.

Zwei Begriffe werden oft verwechselt: Die Inventur ist der Vorgang, das Zählen. Das Inventar ist ihr Ergebnis, das Verzeichnis aller Bestände mit ihrem Wert. Das Inventar ist die Grundlage für die Bilanz.

Wer Inventur machen muss

Die Pflicht steht in § 240 HGB: Jeder Kaufmann muss zu Beginn seines Handelsgewerbes und danach für den Schluss jedes Geschäftsjahres ein Inventar aufstellen. Darin stehen Grundstücke, Forderungen und Schulden, Bargeld und alle sonstigen Vermögensgegenstände, also auch die Warenvorräte, jeweils mit ihrem Wert.

Ausgenommen sind Einzelkaufleute, die an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen höchstens 800.000 € Umsatz und 80.000 € Jahresüberschuss haben (§ 241a HGB). Gewerbetreibende ohne Kaufmannseigenschaft werden nach Steuerrecht buchführungs- und damit inventurpflichtig, wenn sie in einem Jahr mehr als 800.000 € Umsatz oder mehr als 80.000 € Gewinn haben und das Finanzamt sie darauf hinweist. Die Pflicht beginnt mit dem Wirtschaftsjahr nach dieser Mitteilung (§ 141 AO). GmbH und UG gelten immer als Kaufleute (§ 13 GmbHG) und müssen deshalb immer Inventur machen.

Wer seinen Gewinn per Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelt, muss keine jährliche Bestandsaufnahme machen (§ 4 Abs. 3 EStG). Den Wareneingang müssen gewerbliche Unternehmer aber trotzdem gesondert aufzeichnen, mit Datum, Lieferant, Warenbezeichnung, Preis und Belegverweis (§ 143 AO). Wer regelmäßig an andere Unternehmen zum Weiterverkauf liefert, muss außerdem den Warenausgang aufzeichnen (§ 144 AO). Wechseln Sie später zur Bilanzierung, wird der Warenbestand zum Übergang gebraucht. Einen Überblick über den Bestand brauchen Sie ohnehin, schon um rechtzeitig nachzubestellen.

Die Inventurarten

Das HGB lässt mehrere Verfahren zu. Welches passt, hängt vor allem davon ab, ob Ihre Warenwirtschaft die Bestände laufend fortschreibt.

Inventurart	So funktioniert sie	Geeignet für
Stichtagsinventur	Alles wird zeitnah zum Abschlussstichtag gezählt, in der Regel innerhalb von zehn Tagen davor oder danach (R 5.3 Abs. 1 EStR)	kleine Läger, Betriebe ohne fortgeschriebene Bestände
Vor- oder nachverlegte Stichtagsinventur	Gezählt wird bis zu drei Monate vor oder zwei Monate nach dem Stichtag; der Bestand wird wertmäßig auf den Stichtag fortgeschrieben oder zurückgerechnet (§ 241 Abs. 3 HGB)	Betriebe, deren Hochsaison auf den Jahreswechsel fällt
Permanente Inventur	Die Bestände werden laufend über die Warenwirtschaft fortgeschrieben; das HGB lässt das zu, wenn das Verfahren den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht (§ 241 Abs. 2 HGB). Dazu gehört, jeden Bestand mindestens einmal im Geschäftsjahr körperlich zu zählen; das muss nicht für alle Artikel gleichzeitig geschehen (H 5.3 EStH, Permanente Inventur)	Betriebe mit Warenwirtschaft, die Wareneingänge und Verkäufe vollständig bucht
Stichprobeninventur	Gezählt wird nur eine statistische Stichprobe, der Gesamtbestand wird hochgerechnet (§ 241 Abs. 1 HGB)	große Läger mit vielen gleichartigen Artikeln; für kleine Betriebe selten sinnvoll

Die permanente Inventur nimmt den Druck vom Jahresende: Sie zählen Warengruppe für Warengruppe dann, wenn es ruhig ist. Voraussetzung ist, dass jeder Wareneingang und jeder Verkauf im System gebucht wird, auch Bruch, Verderb und Eigenverbrauch.

Nicht für jede Ware erlaubt: Permanente und vor- oder nachverlegte Inventur sind ausgeschlossen für Waren mit erheblichem, nicht kontrollierbarem Schwund durch Verderb, Verdunsten oder Bruch, außer er lässt sich nach Erfahrungswerten verlässlich schätzen, und für besonders wertvolle Waren (R 5.3 Abs. 3 EStR). Frische Lebensmittel zählen Sie deshalb meist zum Stichtag.

Aus der Praxis: Eine Handelskette, die wir betreuen, hat früher zum Jahresende mit vielen zusätzlichen Kräften gezählt. Seit sie auf permanente Inventur umgestellt hat, verteilt sich die Zählung über das Jahr. Die Personalplanung ist einfacher, und die bezahlten Sonderschichten zum Jahreswechsel fallen weg.

So bereiten Sie die Zählung vor

Termin und Verfahren festlegen. Bei der Stichtagsinventur einen Tag wählen, an dem möglichst keine Ware ein- oder ausgeht.
Zählbereiche einteilen. Lager, Verkaufsraum, Kühlraum, Ware beim Lieferanten oder in Kommission getrennt erfassen.
Zähllisten vorbereiten. Je Bereich eine Inventurliste mit Artikelnummer, Bezeichnung, Einheit und Feld für die gezählte Menge, ohne den Sollbestand, damit niemand ihn einfach abschreibt.
Zu zweit zählen. Eine Person zählt, eine schreibt. Unterschrift und Uhrzeit auf jede Liste.
Wareneingänge und Verkäufe abgrenzen. Was während der Zählung geliefert oder verkauft wird, gesondert notieren.
Differenzen klären. Große Abweichungen zum Buchbestand nachzählen, bevor sie gebucht werden.
Bewerten und aufbewahren. Das Inventar zu Anschaffungskosten bewerten, also zum Einkaufspreis samt Nebenkosten abzüglich Preisminderungen (§ 255 Abs. 1 HGB). Ist eine Ware am Stichtag weniger wert, etwa weil sie beschädigt ist, gilt der niedrigere Wert (§ 253 Abs. 4 HGB). Inventare müssen zehn Jahre aufbewahrt werden (§ 257 HGB).

Häufige Fehler: Lieferungen und Verkäufe zwischen Stichtag und Zähltag werden nicht belegt (R 5.3 Abs. 1 EStR); Zähllisten werden überschrieben statt lesbar durchgestrichen (§ 239 Abs. 3 HGB); Kommissionsware des Lieferanten wird als eigener Bestand gezählt (§ 246 Abs. 1 HGB). Fehlt die Bestandsaufnahme oder hat das Inventar mehr als unwesentliche Mängel, gilt die ganze Buchführung als nicht ordnungsmäßig (R 5.3 Abs. 4 EStR).

Inventurliste: was drinstehen muss

Die Inventurliste ist das Zählprotokoll. Damit das Inventar später nachvollziehbar ist, gehört auf jede Liste:

Zählbereich, zum Beispiel „Lager hinten, Regal 1 bis 4“ oder „Kühlraum“
Datum und Uhrzeit der Zählung
je Artikel Artikelnummer, Bezeichnung und Einheit (Stück, kg, Liter, Karton)
die gezählte Menge, mit Kugelschreiber, Korrekturen durchgestrichen und lesbar, nicht überschrieben (§ 239 Abs. 3 HGB)
Namen und Unterschriften von zählender und schreibender Person
später ergänzt: Bewertungspreis und Wert je Zeile

So sieht ein Ausschnitt aus:

Art.-Nr.	Bezeichnung	Einheit	gezählt	Preis je Einheit	Wert
10021	Apfelsaft naturtrüb 1 l	Flasche	84	1,10 €	92,40 €
10045	Bergkäse am Stück	kg	6,4	14,80 €	94,72 €
20310	Papiertragetasche groß	Stück	350	0,12 €	42,00 €

Die Spalten mit Preis und Wert bleiben bei der Zählung leer. Sie werden erst danach im Büro ergänzt.

Inventur im Einzelhandel

Im Laden ist die Inventur schwieriger als in einem reinen Lager, weil die Ware an mehreren Orten liegt und meist weiterverkauft wird:

Verkaufsraum und Lager getrennt zählen. Ware im Regal, im Schaufenster, an der Kasse und im Lager gehören zu verschiedenen Zählbereichen, sonst wird doppelt oder gar nicht gezählt.
Nach Ladenschluss oder vor Öffnung zählen. Wer während des Verkaufs zählt, muss jeden Bon in der Zählzeit gesondert abgrenzen.
Fremde Ware getrennt erfassen. Kommissionsware gehört dem Lieferanten und damit nicht in Ihr Inventar (§ 246 Abs. 1 HGB). Zählen Sie sie getrennt, damit sie nicht in Ihren Bestand rutscht. Leergut und Pfandkisten ebenfalls getrennt zählen; wie sie im Abschluss erscheinen, klärt Ihr Steuerbüro.
Bruch und Verderb vorher klären. Was nicht mehr verkäuflich ist, vor der Zählung entsorgen und mit Datum und Menge als Abgang buchen. Beschädigte Ware, die sich noch verkaufen lässt, gesondert zählen und mit dem niedrigeren Wert ansetzen (§ 253 Abs. 4 HGB). Den Schwund selbst zeigt erst die Zählung.
Kasse und Warenwirtschaft verbinden. Erfasst die Kasse jeden Verkauf im Warenwirtschaftssystem, stimmt der Buchbestand, und die Differenzen nach der Zählung zeigen echten Schwund statt Erfassungsfehler.

Aus der Praxis: In einem Einzelhandelsbetrieb mit rund 4.000 Artikeln dauerte die Zählung zwei Tage. Die Differenzen zum Buchbestand gingen vor allem auf nachlässige Erfassung im Alltag zurück. Genau das fällt bei einer verbundenen Kasse und Warenwirtschaft früher auf.

Durchschnittlicher Lagerbestand: Formel und Beispiel

Der durchschnittliche Lagerbestand zeigt, wie viel Kapital im Schnitt in Ihrer Ware steckt. Die einfache Formel nutzt Anfangs- und Endbestand des Jahres:

Durchschnittlicher Lagerbestand = (Anfangsbestand + Endbestand) ÷ 2

Genauer wird es mit den Monatsendbeständen:

Durchschnittlicher Lagerbestand = (Anfangsbestand + 12 Monatsendbestände) ÷ 13

Beispiel: Ein Laden startet mit Ware für 40.000 € ins Jahr und beendet es mit 30.000 €. Der durchschnittliche Lagerbestand liegt nach der einfachen Formel bei (40.000 € + 30.000 €) ÷ 2 = 35.000 €.

Daraus ergibt sich die Lagerumschlagshäufigkeit: Wareneinsatz des Jahres geteilt durch den durchschnittlichen Lagerbestand. Bei 140.000 € Wareneinsatz sind das 140.000 € ÷ 35.000 € = 4. Die Ware dreht sich also viermal im Jahr, sie liegt im Schnitt 365 ÷ 4 ≈ 91 Tage im Lager.

Inventur mit W71

In W71 Handel führen Sie Bestände in mehreren Lägern, buchen Wareneingänge und Umbuchungen und erfassen die Inventur: über gedruckte Zähllisten ohne Sollbestand oder direkt am Gerät. W71 zeigt die Differenz zum Buchbestand und bucht sie nach Ihrer Freigabe. Die permanente Inventur können Sie je Warengruppe über das Jahr verteilen. Weil die Kassen POS71 und P71 jeden Verkauf an W71 melden und den Bestand fortschreiben, ist der Buchbestand am Zähltag aktuell.